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Nueva era para las notarías gracias a la incorporación de la videoconferencia y la firma electrónica

21 de February de 2024

Nueva era para las notarías gracias a la incorporación de la videoconferencia y la firma electrónica

por Claudia Dorado Ramírez

La llamada Ley 11/2023, de 8 de mayo, entró en vigor el pasado 9 de noviembre de 2023 modificando la anterior Ley del Notariado. Esta ley fue planteada por la Unión Europea a través de la Directiva (UE) 2019/1151 en consonancia con el plan de digitalización europeo sin dejar de lado la rigurosidad y validez legal de la empresa notarial.

El objetivo de la ley es realizar aquellos trámites, que por su carácter lo permitan, de manera online sin necesidad de desplazarse. Lo que ayuda a agilizar procesos, ahorrar tiempo y recursos con la misma seguridad jurídica que ofrece la notaría física.

Los ciudadanos deberán familiarizarse con el Portal Notarial del Ciudadano (PNC), esta es la página web (sede electrónica) creada por el Notariado español para instrumentar las nuevas medidas telemáticas dónde la videoconferencia y la firma electrónica serán claves.

Para registrarse es necesario ser mayor de edad y tener DNI, NIE, PASAPORTE o TARJETA DE RESIDENCIA. El proceso se inicia registrando nuestro perfil a través de un formulario con todo tipo de datos personales reales, tras enviar el formulario llegará un código tanto al correo electrónico como SMS a número proporcionados para ser verificados. Además, se subirá una foto del Documento de Identidad. Por último, para llevar a cabo cualquier trámite se necesita disponer de un certificado digital cualificado que le permitirá identificarse sin lugar a dudas y firmar digitalmente los documentos. En la web se pueden encontrar los tipos de certificados aceptados, así como el resto de explicaciones.

En el caso de las personas jurídicas el procedimiento es diferente y deberán relacionar su usuario personal, previamente registrado, con el de persona jurídica de forma presencial en una notaría.

Este proceso no se extiende a todo tipo de documentos, la ley restringe determinados actos y negocios jurídicos.

Procesos que se podrán llevar a cabo de manera telemática

·         Pólizas mercantiles

·         Constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase, así como cualquier otro acto societario (siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias)

·         Diversos tipos de poderes notariales: los poderes de representación procesales y electorales SI. Sin embargo, los poderes generales o preventivos NO se podrán autorizar por videoconferencia

·         Cartas de pago y cancelación de garantías

·         Revocación de poderes, excepto los generales preventivos

·         Actas notariales de junta general y las de referencia en sentido estricto

·         Testimonios de legitimación

·         Testamentos en situación de epidemia

·         Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal

·         La conciliación, salvo que el notario considere lo contrario

·         Actos y negocios jurídicos que se establezcan reglamentariamente

La ley no establece limitación para elegir al Notario por lo que habrá posibilidad de elegir entre más de 3000 existentes en el estado español. Además, se introduce la copia auténtica electrónica y el protocolo electrónico notarial: esta copia auténtica tendrá un número de protocolo custodiado electrónicamente por el notario mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado, de igual manera incorporará un justificante de expedición de copia con un Código de Seguro de Verificación. La nueva copia auténtica electrónica tiene la misma validez que la copia auténtica tradicional.

La digitalización del proceso notarial supone un gran paso en la historia e igualmente una implantación de nuevas infraestructuras de protección, autentificación, verificación o ciberseguridad al igual que un cambio económico. Un cambio significativo con el que el Consejo General del Notariado ha calculado, se podrían realizar diecisiete millones de copias electrónicas y más de tres millones de documentos firmados de manera telemática.